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制度规范

武汉纺织大学外经贸学院会议费管理办法

来源: 发布时间:2017年09月18日    作者:财务处    点击:427

武汉纺织大学外经贸学院会议费管理办法

第一章     总则

第一条  为进一步加强学院会议经费管理,节约会议费开支,根据《中央和国家机关会议费管理办法》、《湖北省省级党政机关会议费管理办法》、《教育部直属高校直属单位会议费管理实施细则》,结合学院实际情况,制定本管理办法。

    第二条  本办法适用于学院各单位(部门)举(承)办的有会议费支出的会议,包括小型研讨会、座谈会、评审会、答辩会、论证会、论坛等。

第三条  学院各单位(部门)召开会议应当坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则,严格控制会议数量,规范会议费管理。

第四条   会议费使用和管理职责如下:

会议组织者和开支经费负责人是直接责任人,对会议费使用和原始凭证的合规性、真实性和相关性承担直接责任。会议开支经费负责人及其经办人应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度,遵循勤俭节约、诚实守信的原则,依法、据实报销会议费。

各单位经济责任人对本单位举办的会议承担审批、授权审批和监管责任。

第二章     会议分类、审批、管理

    第五条  根据学院的实际情况,按参会人员将各单位举(承)办的会议分类如下:

   (一)国际性会议:部分参会人员为不常住国内的外籍人士;

   (二)国内会议:部分参会人员为校外人员(含省内外);

   (三)校内会议:参会人员为校内人员。

    第六条  举(承)办各类会议,应由举(承)办单位提出申请,说明召开会议的理由,提交会议议程、参会人员构成及人数、会议地点、会议时间、会议预算等资料。

    举(承)办国际性会议,参会人员在50人以内(含50人)的,经所在单位和学院业务管理部门负责人审批后,报分管院领导、院长审批;50人以上的,还应报学院专题会议审议批准。国内会议,参会人员在50人以内(含50人)的,报所在单位和学院业务管理部门负责人审批后,报分管院领导审批;50人以上的,还应报院长审批;100人以上的,还应报学院专题会议审议批准。校内会议,多个单位参加的会议,由举办单位负责人审核后报分管院领导审批,单位内部会议由单位负责人审批。

    未经批准召开的会议,财务部门可不报销会议费用。

    第七条  国际会议和国内会议应尽可能在校内举办,充分利用校内资源。校内不具备承办该会议所需条件而需在校外举办的,应根据经济性、便利性原则选择会议地点。需委托会务公司、旅行社承办的会议,应择优选择承办单位并签订合同。

    第八条  举(承)办校内会议,原则上应在校内召开,确需到校外召开的,需报分管院领导、院长审批。

    第九条  与校外其他单位共同举(承)办会议,我校是协办单位的,必须由所在单位负责人审批后报分管院领导、院长审批,并与举(承)办方签订协议。受上级主管部门或其他部门委托承担会议,应取得委托单位的正式通知,由校内承办单位负责人审批后报分管院领导、院长批准。

    第十条  各单位(部门)对其所举(承)办的会议承担监管责任,单位(部门)负责人负直接责任,使用项目经费(包括科研项目和财政专项)举(承)办的会议,由项目负责人负直接责任。

    第十一条  对未经批准举(承)办会议、弄虚作假、私设“小金库”、虚增会议支出套取现金等违法违规行为,按照有关规定严肃处理,并依法依规追究相关责任人的责任。

第三章 会议费的管理

    第十二条  各单位(部门)应当严格会议费预算管理,控制会议费预算规模、会议数量、会议开支标准和会期。会议费预算要细化到具体会议开支项目。

    第十三条  会议举(承)办单位应编制会议费预算申报表(见附件一),列明会议的名称、会议类别、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员人数、所需经费及列支渠道等。

    第十四条  会议收取会务费、资助费的,必须开具合法票据,并交学院财务统一管理。

    第十五条  会议费使用范围:会议场地租赁费、交通费、办公用品费、文件资料的印刷费、宣传费、医药费等、按规定开支的房租费、伙食费。会议聘请专家发生的咨询费、评审费、讲课费、会议工作人员劳务费等在相应的科目列支,不在会议费中列支。

    第十六条  会议费开支实行综合定额控制,会议费综合定额标准如下,各项费用之间可以调剂使用:
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    (一)不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂使用;不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不能调剂使用。

(二)会议召开地代表原则上不安排住宿。工作人员除必须住会的外,不安排住宿。 

(三)会议费定额控制标准中“其他费用”包含:会议场地租赁费、交通费、办公用品费、文件资料的印刷费、宣传费等。

第十七条  各单位(部门)在会议结束后应当在十个工作日内及时办理报销手续。报销时应当提供经批准的会议预算表及审批文件、会议通知及实际参会人员签到表、饭店等会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭证。经部门负责人、分管院领导及院长签字审批后,方可报销。

财务部要严格按规定审核会议费开支,对超范围、超标准开支的经费不予报销。

第十八条  报销会议期间发生的专家咨询费、评审费、讲课费须附专家工作单位、职称、联系方式和签字,原则上通过银行卡结算。校内专家咨询费及工作人员补助必须通过银行卡结算。

第十九条  除符合国家现金支付规定的费用外,会议费结算原则上应通过银行转账方式和公务卡结算。

    第二十条  严禁各单位(部门)借会议名义组织会餐或安排宴请,严禁套取会议费设立“小金库”,严禁在会议费中列支公务接待费。

    第二十一条  会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,安排自助餐,严禁提供高档菜肴,不安排宴请,不上烟酒,会议会场一律不摆花草,不制作背景板,不提供水果;不组织与会议无关的参观、考察,不得借会议之名旅游。

    第二十二条  不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用,不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观,严禁组织高消费娱乐、健身活动,严禁以任何名义发放纪念品,不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。

第二十三条  会议费应遵循“收支两条线”的原则,所有会议收入应及时上交学院财务,严禁自收自支,在学院财务体外循环,严禁利用会议费私设“小金库”。

第四章     监督检查和责任追究

第二十四条  违反本办法规定,有下列行为之一的,依法依规追究会议举办单位和相关人员的责任:

(一)以虚报、冒领手段骗取会议费的;

(二)虚报会议人数、天数等进行报销的;

(三)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;

(四)违规报销与会议无关费用的;

(五)其他违反本办法行为的。

有所列行为之一的,由财务处会同有关部门责令改正,追回资金,并报经学院批准后予以通报批评。对直接负责的主管人员和相关负责人,按规定给予行政处分。如行为涉嫌违法的,移交司法机关处理。

第五章     附则

第二十五条  本办法由学院财务部负责解释。

第二十六条  本办法自发布之日起执行。

附件:1.武汉纺织大学外经贸学院会议费预算申请表

      2.武汉纺织大学外经贸学院会议参会人员签到表



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